Эффективное управление персоналом и документооборотом — ключ к успеху любой компании. На сегодняшний день MetaQuotes Software Corp. предлагает всем желающим простой и, вместе с тем, весьма функциональный инструментарий для управления малым и средним бизнесом — систему групповой работы TeamWox. Её высоко оценят не только руководители, но и их подчинённые, что, в конечном счёте, положительно отразится на работе компании с клиентами.
Программное обеспечение TeamWox можно использовать как обычное веб-приложение: этот вариант именуется модной нынче аббревиатурой SaaS, что значит «ПО как услуга». В арсенале MetaQuotes есть крайне интересное предложение: полнофункциональная версия программы для 10 и менее пользователей распространяется совершенно бесплатно, также на официальном сайте доступна , дающая пользователю представление о её интерфейсе и возможностях (здесь — ).
При первом запуске TeamWox ко мне не пришло ощущение работы со сложным инструментарием для акул менеджмента. Интерфейс программы интуитивно понятен, выполнен в спокойной цветовой гамме и не раздражает «тормозами». Честно говоря, сложности в работе с TeamWox, на мой взгляд, могут возникнуть лишь у системного администратора. Да и сложностями я здесь называю работу над установкой программы на сервер и её настройкой — профессиональный администратор в этих вещах разберётся довольно быстро. Освоить принципы работы приложения — дело практики; радует то, что никаких препятствий этому нет. В помощь пользователям и системным администраторам на официальном сайте программы предоставлен форум и возможность онлайн-консультации со специалистом службы поддержки.
Главная
Интерфейс TeamWox разделён на несколько тематических модулей. Первый модуль — «Главная» — вызвал ощущение дежавю — почему-то мне представилось, что нечто подобное я уже видел. Однако единственной ассоциацией, пришедшей мне в голову, стало странное сочетание интерфейса «аськи» R&Q и виджетов для Windows 7. Постараюсь объяснить, почему: TeamWox очень проста, в её внешнем виде практически отсутствуют графические элементы, однако глаза мгновенно находят нужную в данный момент информацию — для просмотра общего состояния дел в компании достаточно бросить на «Главную» краткий взгляд. В этом очень помогают небольшие статусные пиктограммы, находящиеся рядом с каждой строкой с сообщением, заданием и другими данными. К примеру, специальной пиктограммой в списке контактов отмечается VIP-партнёр, а в списке заданий — текущие и завершённые. С этой же страницы можно незамедлительно поставить перед коллективом новое задание, написать заметку или письмо, а также оставить заявку.
Задания
Заданиям отведён отдельный модуль. Здесь можно проконтролировать процесс их выполнения, а также посмотреть отчёты о достигнутых результатах. Вся деловая переписка при этом сохраняется в системе и может быть поднята при первой необходимости. Стоит особо отметить разделение заданий на личные и групповые, возможность поиска необходимых заданий через удобную систему фильтрации по ключевым словам и просмотр данных о тех, кому руководитель поручил их выполнение.
Сервисдеск
«Сервисдеск» почти повторяет функционал «Заданий», однако в «углубленной» форме: за его работой следят модераторы и сами клиенты, что подразумевает жёсткую регламентацию общения и выполнения задач, а также полный контроль над процессом со стороны всех заинтересованных лиц. Интересно, что функцию создания заявок на обслуживание, закупки и тому подобное можно добавить на сторонние сайты, таким образом, организовав целую сеть обслуживания клиентов в интернете.
Сотрудники
Довольно интересную организацию имеет модуль под названием «Сотрудники»: о каждом из должностных лиц можно просмотреть подробную информацию, вплоть до фотографии и даты Дня рождения, что придаёт сухому словосочетанию «структура компании» новый, если угодно, человеческий облик. Каждому работнику можно позвонить через SIP (Session Initiation Protocol — протокол установления сеанса) и написать письмо, а также экспортировать информацию из программы в формате Windows Contact. Здесь же ведётся учёт рабочего времени и заработной платы всех сотрудников, а также отображаются данные о корпоративной иерархии, причём не в простом списке, а в виде наглядного иерархического графика с применением анимации, который так и просится в корпоративную презентацию.
Документы
Модуль «Документы» позволяет контролировать корпоративный документооборот и гарантировать доступность данных по всем операциям для ответственных за их проведение сотрудников. Его функциональность многим может показаться несколько скупой, тем не менее, всё необходимое, включая групповую работу над документами, их хранение, а также проставление цифровых подписей, в нём присутствует.
Почта
Почтовый клиент оставляет о себе примерно такое же впечатление. В TeamWox он умеет одновременно работать с несколькими почтовыми ящиками, позволяет передавать письма на обработку другим сотрудникам фирмы, но больше всего лично мне понравилось выделение переписки с клиентами в отдельный раздел меню каждого почтового аккаунта. Модуль тесно связан с информацией о контактах и организациях-партнёрах, куда контактная информация из «Почты» заносится автоматически. Вся переписка, при желании, может быть проконтролирована ответственными лицами.
Контакты и организации
TeamWox — это, инструмент управления компанией, то есть всеми её внутренними процессами, а также внешними отношениями с клиентами и партнёрами, в числе которых, естественно, находятся и другие фирмы. Модули «Контакты» и «Организации» созданы специально для создания и надёжного хранения базы данных, являющейся «золотым запасом» любого коммерческого проекта. Доступ к особо важным контактным данным может быть ограничен кругом доверенных лиц, а сохранение в системе TeamWox исключит их внезапное исчезновение из общей БД вместе с уходом из компании «особо бережливых» коллег. Как и в других модулях, здесь доступно использование фильтров и поиска по ключевым словам, а также добавление к контактам комментариев, значительно облегчающих работу с клиентами «с глазу на глаз».
Форум и чат
Названия модулей «Форум» и «Чат» говорят сами за себя. Быстрое решение самых разных вопросов в крупных компаниях без хорошей организации внутреннего общения практически невозможно. Принципы общения на форумах и в чатах я читателю, дабы его не обидеть, объяснять не буду.
Тем не менее, могу выделить интересную особенность чата: все переговоры в нём осуществляются посредством инициирования диалога. К примеру, клиент может пригласить к диалогу сотрудника технической поддержки, а директор — работника финансового отдела. Он легко интегрируется в интерфейс корпоративного сайта, организовывая продуктивное общение работников компании с её существующими и потенциальными клиентами. Главным образом чат реализован для создания нескольких служб поддержки, специализирующихся на определённых продуктах и услугах.
«Оборотные» модули
Одним из самых важных разделов TeamWox, несомненно, является модуль «Расчёты». Он позволяет следить за состоянием компании, храня и структурируя информацию из остальных модулей, от количества сообщений корпоративного чата, до приходно-расходной документации и географического расположения фирм-партнёров (везде графики, всё ясно как день). Среди доступных опций «Расчётов» есть периодическое выставление выбранных счетов, которое не позволит забыть о регулярных денежных операциях. Относительно других модулей, этот обладает достаточно сложной структурой, требующей некоторого привыкания. Но и его, при желании, за короткое время освоит даже человек, плохо знакомый со спецификой управления компаниями и персоналом.
«Банк» является неким продолжением «Расчётов», углубленным в специфику банковских операций и корпоративных счетов. Модуль работает с системами дистанционного банковского обслуживания (интернет-банкинг), все операции проводятся через интернет-браузер на пользовательском компьютере или через специальные клиенты для мобильных устройств, таких как, например, смартфоны — эта возможность делает оплату счетов фирмы практически элементарной, избавляя её клиентов от простаивания в банковских очередях, а её саму от ожидания оплаты своих услуг или продуктов.
Управление товарными позициями осуществляется через модуль «Продукты». Упростить поиск необходимой позиции поможет разделение товаров на группы и удобный фильтр, поддержка экспорта и импорта списков. Кроме того, «Продукты» позволяют связывать между собой позиции для комплектной продажи — это решает массу проблем по подбору взаимодействующих товаров из разных категорий.
Все три «оборотных» модуля тесно взаимосвязаны и имеют защиту от несанкционированного доступа к их данным через ограничение круга доверенных лиц.
Календарь
«Календарь» хорошо работает именно как календарь. Помимо привязки событий к определённой дате, в нём практически ничего нет, да и необходимость в чём-то ещё, благодаря самим принципам организации TeamWox, отпадает. За всё остальное отвечают удобные и понятные тематические разделы, к тому же логика, по которой построена программа, лично у меня не вызвала никаких вопросов и затруднений.
Управление
Данный модуль предназначен для управления системой TeamWox и подразумевает тонкую настройку программы, включая соединение с интернетом, правила брандмауэра, оформление интерфейса, резервирование данных, звуки оповещений (можно загрузить собственные) и многое другое. Он доступен только системному администратору; «рядовые» пользователи этот раздел интерфейса попросту не видят. А если и увидят, он вызовет у них не чувство собственной неполноценности, а интерес, ведь и эту часть интерфейса TeamWox информативные пиктограммы и графики стороной не обошли.
Выводы
TeamWox разработана так, чтобы, подобно «бритве Оккама», отсекать лишнее и помогать персоналу компании концентрироваться на главном. Модули TeamWox быстро складываются в единую картину восприятия бизнеса как единого целого, которая просто необходима управляющим кадрам. А благодаря системе отчётов и назначения ответственных лиц руководитель сможет быстро скорректировать список сотрудников организации, оптимизировав её работу. И очень хорошо, что программа, при этом, не является монструозным бизнес-комбайном, а выступает в роли простого и надёжного помощника.
